Tinkamai įforminti įmonės automobilio naudojimą svarbu todėl, kad vis dažniau Valstybinės mokesčių inspekcijos patikrinimai nustato mokesčių nepriemokas susijusias su darbuotojų pajamomis natūra.
Nepriemokos priklauso nuo automobilio rinkos vertės ir per metus sudaro apytiksliai nuo 200 eurų (kai automobilio rinkos vertė 5000 eurų) iki 2000 eurų (kai automobilio rinkos vertė 50000 eurų). Nepriemokos apskaičiuojamos už visus naudojamus automobilius nepriklausomai nuo valdymo tipo — tiek už nuosavus, tiek už lizingo, nuomos, panaudos sutarčių pagrindais valdomus automobilius.
Darbuotojo pajamos natūra atsiranda, pavyzdžiui, kai vykdydamas darbo užduotį, darbuotojas užsuko į parduotuvę, arba užsipylė degalų nedarbo metu, arba pateko į eismo įvykį švenčių dieną. Netgi, kai paliko darbinį automobilį prie savo namų, o ne darbovietės paskirtoje stovėjimo vietoje.
Pareiga įrodyti, kad automobilis nenaudojamas darbuotojo asmeniniams tikslams, o naudojamas tik įmonės veiklai, tenka įmonei. Nepavykus įrodyti, skaitoma, kad darbuotojas naudodamas automobilį ne darbo funkcijoms atlikti gavo pajamų natūra.
Tokios pajamos vertinamos vadovaujantis „Dėl Pajamų, gautų natūra, įvertinimo tvarkos“ aprašu (patvirtintu LR Finansų ministro 2009 m. gegužės 19 d. įsakymu Nr. 1K-162) ir apmokestinamos kaip darbo užmokestis. Priklausomai nuo darbuotojo gaunamų pajamų rūšies apskaičiuojami: gyventojų pajamų mokestis, Valstybinio socialinio draudimo (VSD) ir privalomojo sveikatos draudimo (PSD) įmokos.
Taigi, norint teisingai dokumentuoti ir pagrįsti šią sritį, visų pirmą įmonėje turi būti nustatyta automobilių naudojimo tvarka. Tvarkoje, su kuria darbuotojas susipažįsta pasirašytinai, paprastai nurodoma:
- kaip fiksuojami ir pateikiami automobilio nuvažiuoto atstumo rodmenys (naudojant specialią įrangą, įrašant į kelionės lapą, nufotografuojant odometrą ir pan.)
- kokias ataskaitas (pvz. kelionės lapus) bei kokiu periodiškumu darbuotojas turi pateikti;
- degalų sunaudojimo normos;
- kur saugomas įmonės automobilis ne darbo metu;
- atsakomybė už tvarkos pažeidimą ir kita.
Tuo atveju, kai automobilis naudojamas ir darbo funkcijoms vykdyti, ir darbuotojo asmeniniams tikslams, galima pasirašyti susitarymą dėl mokesčių kompensavimo. Įmonė ir darbuotojas susitaria, kad darbuotojas kompensuos mokesčius nuo pajamų natūra („Dėl Pajamų, gautų natūra, įvertinimo tvarkos“ aprašo 8 punktas).